viernes, 15 de enero de 2010

Mis 480min - Sigo tras ellos!!

Hoy quiero continuar con lo que comencé en mi anterior post, "la búsqueda de mis 480'". ¿Qué pasa con nuestra concentración a la hora de comenzar y ponernos a trabajar sobre una tarea? Nos cuesta permanecer en una misma tarea el tiempo suficiente para completarla o sacarle partido, ya sea por causas intrínsecas o extrínsecas, nos aburrimos y saltamos de tarea en tarea.

Pero, ¿Creéis que somos capaces de realizar diferentes tareas al mismo tiempo? Pues no, lamentablemente no, aunque cuando comento ésto y hay presencia femenina la respuesta es rápida y rotunda: "bueno... vosotros quizá no...", ¿Seguro?(te reto!!)

¿Realmente podemos leer un mail mientras hablamos por teléfono? Rubinstein, Meyer y Evans estudiaron la pérdida de tiempo que suponía cambiar de una tarea a otra, ya fuesen tareas simples o complejas, familiares o no. Según los autores, los resultados de sus experimentos sugieren que, al iniciar una tarea nueva, se sucede una implantación de metas u objetivos, seguida de la activación de las reglas necesarias para realizar la actividad en si.

El cambio en las metas y la activación de nuevas reglas, que se producen al cambiar de tarea, implica una inversión de tiempo cuantificable que llega a ser importante al final de una jornada de trabajo. Evidentemente, este tiempo aumenta si, además, el cambio es a tareas más complejas o, más aún, si es a tareas desconocidas. (Podéis encontrar el estudio
aquí).

¿Dónde quiero llegar?
Los sistemas GTD ofrecen la posibilidad de agrupar tareas en base a sus cualidades: Proyectos, Contextos o Tags. La agrupación por proyectos es bastante obvia si consideramos que un proyecto está formado por multitud de tareas. Sin embargo me quiero centrar en las otras:

Contextos
- Es aquí donde yo las agrupo en función de los requerimientos de cada una: Mi área, Handmade, Internet, Llamadas, En la calle, ...

Tags
- Los Tags no son más que etiquetas o palabras clave. Dentro de mis tags, hay 4 que siempre utilizo para etiquetar las acciones:

- Rutinaria
- aquellas que puedo realizar en momentos de bloqueo mental o... después de comer!
- Normal -
Del día a día
- Interesante - Su desarrollo es algo más tedioso de lo normal
- Estimulantes
- Son mis premios y son las más dificiles de catalogar porque normalmente no me da tiempo ni a recopilarlas.

Evidentemente, los tags son algo personal y hay que dedicarle tiempo a encontrar los que mejor nos convengan. Una vez etiquetadas las tareas, es mucho más sencillo decidir o encontrar la tarea apropiada para el momento apropiado, incluso si tenemos la mala costumbre de ir saltano de una a otra. Elige el tag o el contexto, haz click y ya tienes un to-do list totalmente personalizado para el momento en cuestión!

En el próximo post quiero ver algunos programa de Gestión del Tiempo basado en Getting Things Done que podemos encontrar gratuitos por la red y que son bastante sencillos de utilizar!


Emilio Solís Marketing Comercial www.gottraining.es

4 comentarios:

  1. Tienes más razón que un santo, no hay mujer en el planeta que no afirme que puede hacer varias cosas a la vez, negando esta afirmación al género masculino. Y no es que no me haya documentado, al contrario, llame a mis hermanas y a un par de amigas, y si, todas y cada una de ellas tiene el "poder especial" de hacer varias tareas a la vez. Además, una de ellas me dio un ejemplo de que estaba haciendo dos cosas a la vez en ese preciso momento, estaba hablando por telefono conmigo y a la vez estaba cambiando de ropa a su bebe. Y yo me pregunto...¿no será que son tareas tan diarias, es decir, tan repetitivas, que se pueden hacer simultáneamente sin que haya una previa implantación de metas y objetivos, y de la activación de reglas, o que al ser tareas tan mecanizadas, requieran de un tiempo mínimo de adaptación?

    No me enrollo más, solo otra pregunta más, ¿Los tags se clasifican solo por la complejidad y repetición de la tarea?

    Un abrazo

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  2. Portero, he movido tu comentario a esta entrada ok? Que lo habías puesto en otra.

    Con respecto a las tareas, evidentemente, podemos andar y hablar por teléfono, o comer mientras mantenemos una conversación complicada, pero fíjate que son tareas mecanizadas y realizadas directamente desde el inconsciente. Es más, en tareas como el conducir, y con la que creemos poder compatibilizar otras cosas, no se si recordarás que cuando entró el Euro, aumentaron el nº de accidentes porque la gente iba haciendo el cambio de pesetas a euros mientras conducía, por lo que perdía muchísima atención. Si tu hermana prueba a realizar un cálculo matemático de cabeza mientras cambia al niño, es probable que tarde mucho más tiempo en terminar ambas cosas.

    Por otra parte, los tags o etiquetas, es lo que su propio nombre indica, etiquetas. Según David Alen, autor del libro Getting Things Done, existen 4 clasificaciones: Próximo, Proyectos, A la espera de y Algún día. Es aquí donde cada uno podemos ir adaptando nuestro sistema. Yo me he puesto estas 4 "extras" en previsión de cuando las puedo realizar según eso, complejidad y "densidad" de cada una.

    Un abrazo y pregunta lo que quieras!! Q pa eso estamos!!

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  3. Esta esquivocación de entrada, demuestra que no puedo hacer varias cosas a la vez(y no, no es por darle la razón al género femenino), y es que cuando escribí el comentario, estaba viendo una peli, y escuchando a mi pareja hablar de los efectos especiales de la misma, y como dice el refrán: "El que mucho abarca...poco aprieta", y nunca mejor dicho.

    Hicimos la prueba del cálculo mental, la primera vez sin tener que cambiar al niño, solo centrada en el cálculo, y la segunda cambiando al niño. Y tienes razón, tardó un poco más mientras cambiaba al niño. Y eso que era una simple cuenta, imaginate con algo realmente complicado...

    Espero tu siguiente artículo, un gran abrazo.

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  4. Ten cuidado que como le ponga mal el pañal al niño por tus cabilaciones... Un abrazo!

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Gracias por tu aporte!